Reforma del R.N.
PROPUESTA PARA LA REFORMA DEL REGLAMENTO NOTARIAL
[Marzo 2006]
Asunto: Cuestiones relacionadas con el cese del Notario y archivos informáticos.
Además de las cuestiones formales relacionadas con el cese del notario, se presentan otras de considerable importancia para los usuarios del servicio notarial y para los demás Notarios que evidencian la conveniencia de su regulación. Por ello se propone regular la “liquidación” de la Notaría, en los siguientes términos que podrían formar parte del actual art. 41 del R.N.:
“Antes de producirse su cese, en cualquiera de los casos previstos en el párrafo primero, el Notario comunicará a la Junta Directiva del Colegio Notarial correspondiente a la notaría en la que cese, las previsiones que haya adoptado en relación con la gestión de las liquidaciones pendientes y la entrega de la documentación, que en todo caso deberán quedar bajo el control de un Notario, sea o no aquel bajo cuya custodia quede el protocolo. En el caso de que no se produzca dicha comunicación, el Colegio Notarial deberá adoptar las medidas oportunas para asegurar el correcto desarrollo de dichas actuaciones de liquidación, con cargo al Notario cesante”.
Es igualmente destacable la importancia que hoy tienen los archivos informáticos, lo que hace conveniente regular determinados aspectos relacionados con ellos, especialmente los afectantes a su configuración y custodia y a la entrega al notario con quien queda el protocolo tras el cese de otro Notario. Por ello se propone introducir en el Reglamento, tendría cabida en el actual art. 40 , el siguiente texto:
“Así mismo, dentro del mismo plazo, el Notario podrá informar de cualquier aspecto que considere relevante acerca de los archivos informáticos relacionados con el protocolo de la notaría de que se haya posesionado, debiendo comunicar al menos si los recibidos, aparentemente, reproducen el contenido integro de los documentos notariales que componen el protocolo de tales años.”
Por último, debe destacarse que resulta cada vez más cuestionable el límite de tres años en la utilización del despacho notarial del Notario cesante, especialmente cuando el Notario que pretende instalarse en él sea aquel bajo cuya custodia hay quedado el protocolo, dado que la práctica ha demostrado que el hecho mismo de tener un protocolo no aporta apenas documentación y, por el contrario, la actual limitación facilita la pretensión de algunos colaboradores del Notario de ofrecer la clientela del titular cesante. Por ello, parece conveniente equilibrar de forma más ajustada los intereses en juego, de tal manera que sin “consagrar” la sucesión de la Notaría, se eviten las disfunciones actuales.
Asunto: Lugar de firma de los documentos notariales
El carácter de oficina pública de la Notaría, en la que debe estar centralizado el trabajo del Notario, la naturaleza de la función notarial que debe de estar presidida por la imparcialidad e independencia y la apariencia externa de la misma, evitando cualquier circunstancia que dificulte la actuación bajo aquellos principios, el principio de igualdad que exige el mismo tratamiento y disponibilidad para todos los ciudadanos, el de eficacia y seguridad que requieren la cercanía a los medios imprescindibles para redactar los documentos sin errores e impide someter las matrices a riesgos de pérdida y sustracción, exigen que los documentos sean autorizados en la oficina pública notarial, con las excepciones derivadas de de la propia naturaleza del acto (actas de presencia, requerimientos, etc.) o de las circunstancias que hagan necesaria la salida del Notario (enfermedad, imposibilidad, o grave dificultad, etc.).
El lugar de firma debe ser, pues, el despacho notarial, en los siguientes términos:
“El lugar de autorización de los documentos notariales será el despacho u oficina del Notario, que deberá reunir las condiciones adecuadas para que la lectura, información y otorgamiento puedan realizarse sin interrupciones, y aseguren el secreto de la intervención.
No obstante podrá el Notario autorizar el documento fuera del despacho, en caso de enfermedad o imposibilidad de algunos de los otorgantes, y sin perjuicio de la salida exigida por la naturaleza del requerimiento en las actas.
Excepcionalmente, cuando existan circunstancias objetivas que lo justifiquen, en casos concretos y siempre aisladamente, podrá el Notario autorizar documentos fuera de su despacho. Cuando esto suceda deberá ponerse en conocimiento del Decano.
Cuando el Notario preste su servicio de manera continuada en término distinto al de su residencia, o cuando se acuerde la prestación continuada de servicio en algún barrio de una ciudad, el local que se habilite al efecto deberá reunir las condiciones antes referidas.”
Victorio Magariños
Asunto: Independencia del Notario.- Incompatibilidades. Libre elección.
Parece imprescindible contemplar en el Reglamento normas que aseguren la independencia “económica” de los notarios en relación con los otorgantes, por lo que se propone la inclusión de un primer apartado en el art. 140 del actual Reglamento, con el siguiente texto:
“Para asegurar la independencia del Notario y salvaguardar su percepción por la sociedad, el Notario se abstendrá de actuar en los siguientes casos:
- Cuando ostente cargos directivos o de supervisión interna en una entidad otorgante o en otra vinculada directa o indirectamente con aquella.
- Cuando mantenga relaciones empresariales con cualquiera de los otorgantes u ostente la propiedad de participaciones significativas en el capital de sociedades otorgantes.”
Seguidamente el artículo recogería el texto actualmente existente y concluiría en párrafo aparte, en la siguiente forma:
“En todo caso el Notario deberá extremar su diligencia para evitar situaciones que puedan llevar al desmerecimiento de la función o a la percepción de dependencia de algún otorgante por representar los documentos relacionados directa o indirectamente con el mismo, un porcentaje indebidamente elevado del total de los por él autorizados o intervenido.”
Asimismo, debe retocarse el texto actual del art. 139 , en algún aspecto anacrónico, de forma que las incompatibilidades se deben referir al cónyuge (en lugar de la esposa) y a persona con análoga relación de convivencia. Por otro lado parece preciso reordenar el texto y darle una redacción más clara con la finalidad de evitar determinados problemas de interpretación surgidos con su tenor actual. Por ello se propone el siguiente texto:
“Los Notarios no podrán autorizar escrituras en que se consignen derechos a su favor, pero sí aquellas en que solo contraigan obligaciones o extingan o pospongan tales derechos, con la antefirma “por mí y ante mí”. En tal sentido los Notarios podrán autorizar su propio testamento, poderes de toda clase, cancelaciones y extinción de obligaciones.
Tampoco podrán autorizar actos jurídicos de ninguna clase que contengan disposiciones a favor de su cónyuge o persona con la que mantenga análoga relación de afectividad, o parientes hasta el cuarto grado de consaguinidad y segundo de afinidad, con las mismas excepciones señaladas en el párrafo anterior, en cuanto a su propia persona.
Las incompatibilidades consignadas en los dos párrafos precedente se extienden igualmente a aquellos actos jurídicos que otorgue el propio Notario o parientes del mismo dentro del grado antes expresado, en representación legal o voluntaria de terceros, con independencia de que dichos terceros representados estén o no relacionados con el Notario. En estos supuestos, serán de aplicación, igualmente, las únicas excepciones señaladas en el párrafo primero.
Con independencia de lo contenido en los apartados precedentes, el Notario podrá autorizar testamentos en que se les nombre albaceas o contadores partidores y los poderes para pleitos a favor de los mencionado parientes.”
Importante alcance tiene también el fortalecimiento del ejercicio del derecho a la libre elección de Notario por lo que, sin perjuicio de considerar acertado en términos generales el texto del borrador de reforma del Reglamento de finales de 2000, parece conveniente añadir en el apartado a) de dicho borrador del proyecto, cuando se hace referencia al carácter irrenunciable “e indelegable”.
Igualmente se propone la sustitución del apartado d) del mismo texto del borrador, por el siguiente, con la finalidad de determinar el grado de diligencia que en esta materia es exigible a los Notarios:
“Los Notarios deberán actuar con la mayor diligencia en orden a facilitar el efectivo ejercicio del derecho de elección de Notario, por lo que cuando aprecien circunstancias de las que indiciariamente pueda deducirse su vulneración –como sería el hecho de que la gran mayoría de los instrumentos otorgados por un contratante habitual fueran autorizados o intervenidos por escaso número de Notarios-, deberán informar a quien corresponda su ejercicio, de forma clara y explícita y siempre antes de la autorización o intervención, sobre su derecho a elegir Notario, absteniéndose de la actuación cuando tenga certeza de dicha vulneración, lo que pondrá en conocimiento inmediato de la Junta Directiva del Colegio al que pertenezca. “
Asunto: Información y publicidad
La regulación que el texto reglamentario actual contiene de la forma en que cabe anunciar el local en que se encuentra un despacho notarial es claramente anacrónica, dado que desatiende la incidencia que, antes o después tendrá, también en la actividad notarial, la publicidad. Por ello parece conveniente hacer un esfuerzo de aproximación a la cuestión para trazar las reglas con claridad. Se trata de un asunto de extrema complejidad por la coincidencia en el Notario de la condición de funcionario público y de profesional. No cabe rechazar de forma absoluta su posibilidad, pero si tratar de fijar las especialidades que conlleva el hecho de que el Notario esté desempeñando una función pública, hasta el punto de que tal circunstancia justificaría que toda comunicación o información notarial que exceda de la relativa a la localización de la oficina notarial, requiera la aprobación previa del Colegio Notarial. Éste, a su vez, solo podría concederla en el caso de que la propuesta resultara compatible con los principios esenciales de control de legalidad e imparcialidad, fuera respetuosa con el derecho a elección de notario, no generara percepción de que el Notario es dependiente de terceros -como integrante de organizaciones, asociaciones, etc.-, no denigrara la actuación de otros Notarios, evitara perturbar el carácter obligatorio de la prestación de la función cualquiera que sea el tipo documental y, en cualquier otra forma, desmereciera el carácter público de la función notarial. Parece procedente modificar en tal sentido el art. 71 del actual texto reglamentario.
Asunto: Los protocolos, archivos generales
Resulta imprescindible la regulación de los archivos informáticos que reproduzcan total o parcialmente el protocolo, así como todos aquellos que el Notario esté obligado a conservar.
En cuanto a los archivos generales se propone el siguiente texto del art. 291 del R.N.: “Los Archivos generales de protocolos se formarán con los protocolos generales de más de veinticinco años de fecha y con los de menos antigüedad que hayan sido entregados conforme se permite en este precepto, con los especiales y libros de que tratan los artículos 34 y 35 de la Ley que cuenten el mismo tiempo desde que aquéllos se hubiesen cerrado y con los de las Notarías amortizadas o suprimidas.
Los demás protocolos y libros quedarán formando el Archivo de la Notaría, a cargo del Notario que la desempeñe.
Se exceptúan de lo dispuesto en el párrafo primero de este artículo los casos en que aun viviese el Notario autorizante, el cual conservará mientras viva todos los protocolos que hubiese autorizado en la Notaría que esté desempeñando, a no ser que prefiera entregarlos al Archivo con arreglo al régimen general.
Sin embargo, los Notarios podrán entregar al Archivo, comprendiendo años completos, parte de su protocolo con menor antigüedad de veinticinco y mayor de diez años, siempre que la capacidad y demás circunstancias de aquél lo permitan. La Junta Directiva del Colegio respectivo resolverá discrecionalmente y, en su caso, fijará las condiciones y obligaciones que estime oportunas.”
Asunto: Oposición entre Notarios
El sistema mque se propone es el siguiente:
El programa se publicará dentro de los 30 días siguientes a la terminación de la oposición anterior.
Estará compuesto de 35 temas y dividido en dos_secciones (sólo a efectos instrumentales de facilitar la realización de los ejercicios), la primera de 15 temas (objeto de examen escrito) y la segunda de 20 (oral).
Habrá cuatro ejercicios:
1° Escritura (seis horas).
2° Dictamen (ocho horas).
3° Desarrollo escrito de un punto concreto o problema de la primera sección (3 horas). Este ejercicio comenzará a los 30 días de la terminación de la lectura del 2°.
4° Desarrollo oral de un tema de la segunda sección del programa (45 minutos) y un punto concreto de un otro tema (15 minutos). Este ejercicio comenzará a la semana siguiente a la terminación de la lectura del 3°.
Este sistema tiene las siguientes ventajas:
1) Elimina o aminora suficientemente el factor aleatorio y la dependencia de los demás opositores, que tanta frustración produce, y permite la elaboración personal de los temas.
2) Mitiga el memorismo y la repetición, y dan al Tribunal más y mejores elementos de juicio respecto a cada opositor.
El Tribunal tendrá en sus manos, además de cada ejercicio, la posibilidad de examinar el trabajo realizado por cada uno, al poder exigir la presentación de los temas realizados, que junto con trabajos publicados, conferencias, y otras aportaciones científicas, podrán ser valoradas al objeto de perfilar la puntuación y sin que tal valoración pueda suponer una diferencia de más de dos puntos en el total.
3) Fomenta el trabajo de investigación contribuyendo al estudio riguroso de materias importantes y actuales del Derecho, así como el prestigio de la profesión.
4) Se hace compatible el ejercicio de la profesión con la preparación de la oposición, evitando excedencias lastimosas, o abandonos que, salvo al propio opositor, a nadie benefician.
5) Reduce ampliamente el tiempo de duración de la ,oposición, evitando las contingencias que en un periodo tan largo entre pruebas (hasta ocho meses con el sistema actual) pudieran producirse, alterando la unidad que debe tener, además de la paralización excesiva en el ejercicio de la función.
Asunto: Oposiciones libres a Notarías
Se propone la supresión del cuarto ejercicio.
Tal como se está realizando este ejercicio no es más que un simulacro inútil y perjudicial. Inútil porque no tiene incidencia alguna en la selección. Pues si se exigiera su preparación haría todavía más agotadora la oposición.
Y perjudicial porque siendo inútil, como es, alarga la duración de la oposición.
Por otra parte se impone la exigencia de que- los futuros Notarios sepan hacer justamente aquello a lo que se van a dedicar y para lo que precisamente se seleccionan. Y ello debe hacerse con el rigor y la eficacia adecuadas.
Para ello mejor que un ejercicio más, que la experiencia demuestra inservible, es crear una ESCUELA NOTARIAL. Los opositores aprobados deberán obligatoriamente realizar un curso de cuatro o seis meses en dicha Escuela, antes de poder concursar,
La organización de esta Escuela de Práctica Notarial es fácil y sin coste significativo. Se puede habilitar un aula en el Consejo o en el Colegio Notarial de Madrid y designar a tres Notarios que acepten la función de impartir las clases prácticas.
En la Escuela se realizarán materialmente los tipos de escrituras usuales, y se explicarán sólo problemas prácticos con los que el Notario se va a encontrar en su profesión. Con la finalidad de evitar que la inexperiencia inicial les lleve a la precipitación o a la irregularidad en el ejercicio de su función.
Se reflexionará también acerca de los principios básicos necesarios para realizar con dignidad y altura la profesión notarial.
Asunto: Régimen disciplinario
Teniendo en consideración que la regulación general del régimen disciplinario y la fijación de los tipos de infracción, ha sido regulado por la Ley 14/2000, al Reglamento resulta atribuible la definición de lo que es la función notarial y la naturaleza, forma y alcance de la actuación del Notario, de tal manera que el contenido que sobre esas materias establezca el Reglamento ayude a una mejor concreción o encaje de las conductas reprobables, sin extralimitarse de los tipos legales, esto es de los tipos disciplinarios establecidos por la citada Ley 14/2000.
Por otra parte, sí sería materia del Reglamento la creación y regulación de un servicio de inspección por el Consejo General, compuesto de técnicos informáticos, contables, etc, que –bajo la dirección de Notarios inspectores, instructores y secretarios, según los casos- pudieran desarrollar las inspecciones y expedientes con los medios hoy necesarios para llevar a buen fin estas actuaciones. Este servicio y sus medios se habrían de poner a disposición de las Juntas Directivas para que los utilizasen en su labor.
El Consejo General debería tener iniciativa inspectora, bien directamente o bien a través de ordenarlo a las Juntas Directivas de los Colegios, tanto con carácter general como especial.
Y las Juntas Directivas podrían usar de los medios técnicos y humanos del servicio de inspección y disciplina del Consejo General del Notariado, sin perjuicio de poder tener los suyos propios.
De otro lado, deberían regularse en el Reglamento las obligaciones de los notarios inspeccionados o expedientados en cuanto a facilitar el acceso de los actuantes a todo tipo de documentación y pruebas, ya sean protocolares, contables, etc, evitándose las resistencias numantinas injustificadas y los recursos que solamente buscan el retardo de las actuaciones y, en fin de cuentas, la impunidad.
Asunto: Supresión de la clase de Notarías a efectos de oposición y concurso
Se propone que en lo sucesivo no haya más que concurso de antigüedad.
Verdaderamente el concurso de clase sólo tiene sentido referido a los Notarios que hayan ganado antigüedad en oposiciones restringidas. Para los demás no es más que un medio de ganar una segunda vía que le dé preferencia frente a sus compañeros para concursar a Notarías de segunda o primera clase. Lo que provoca una serie de movimientos en el Cuerpo con la única finalidad señalada, claramente perturbadores para el arraigo y la estabilidad, que deben presidir el ejercicio de la función notarial.
Por lo tanto, de mantener el concurso de clase, debería quedar reducido a Notarios que la hubieran ganado en oposiciones. Sin embargo, en el sistema actual se pierde la antigüedad en clase al segundo concurso.
Parece que está más en consonancia con los tiempos que vivimos la supresión de clases de Notarías a efectos de concurso u oposición. Y por otra parte, como hemos señalado, es muy importante mantener el sistema de oposiciones entre Notarios, siendo el medio más eficaz para la incentivación y el estímulo al estudio.
Estos se pueden conseguir sin necesidad de la clase. Sencillamente ganando la antigüedad en la carrera que permita acceder más rápidamente a la Notaría a la que aspire, que no tiene porque ser necesariamente de “superior” categoría.
Con este sistema se potencia enormemente la importancia de la oposición, pues la antigüedad en carrera da una ventaja a los que realicen ese esfuerzo de preparación, frente a todos y para siempre, pues permitirá al Notario acceder rápidamente a la Notaría a la que aspira como meta final. Lo que por otra parte fomenta el arraigo y evita los movimientos tácticos.
El problema de los derechos adquiridos podría resolverse con un sistema transitorio. 0 convirtiendo años de clase en años de carrera, haciendo el cálculo correspondiente.
Asunto: Sustituciones
En situaciones excepcionales, como enfermedades de larga duración o licencias por maternidad se ha puesto de manifiesto la conveniencia de extender la sustitución a cualquiera de los Notarios del Colegio. No parece suficiente, por tanto, el contenido del borrador de reforma, dado que aunque aumenten las opciones, parece más lógico establecer directamente la posibilidad de la designación de cualquier otro Notario del Colegio, previa aprobación en su caso de la Junta Directiva.
En el mismo precepto se establece el plazo de un año para que la D.G.R.N., inicie la instrucción del expediente de jubilación forzosa, previo agotamiento de licencias y ausencias; sin embargo la práctica demuestra que agotar todas las posibles licencias y ausencias entraña un plazo superior a un año. Por ello se propone extender el plazo para el inicio de la instrucción del expediente de jubilación al momento en que se hubiera producido el agotamiento de las licencias y ausencias reglamentarias, que no podrá ser superior en todo caso a 18 meses.
Resulta poco clara la redacción del segundo párrafo del actual del art. 117 del R.N., lo que tampoco se resuelve en el proyecto de 2000, cuando se refiere a la posibilidad excepcional y limitada de autorización de instrumentos en el término correspondiente al domicilio de otros Notarios, no determina con claridad sí se refiere a los del mismo distrito, lo que, sin embargo, podría deducirse dado que el primer párrafo alude a la actuación dentro de la localidad sin limitaciones de zonas y la primera parte del segundo párrafo a la actuación dentro del distrito en localidades sin notaría demarcada. Hoy en día, las exigencias del servicio público notarial conllevan la necesidad de garantizar su prestación, por lo que no se aprecia inconveniente para que en las excepcionales situaciones que señala el propio precepto, la autorización o intervención pueda llevarse a cabo por cualquiera de los Notarios del Colegio Notarial.
Asimismo cabe destacar el cauce del establecimiento de habilitaciones excepcionales contemplado en el art. 121 del borrador de reforma del Reglamento Notarial, cuya utilidad resulta evidente en garantía de la prestación del servicio notarial, debiendo destacarse además su interés como sistema para solventar, transitoriamente, la situación de plazas en que un Notario hubiera sobrepasado la numeración permitida. Sin embargo, en cuanto al texto del proyecto no se alcanza a entender la distinción entre habilitaciones generales y las limitadas a pólizas.
Por último debe destacarse que el mecanismo de corrección que contempla el art. 125 del R.N., la pérdida de los honorarios, sería extensible a la propuesta formulada por la Asociación Joaquín Costa para asegurar el cumplimiento de los límites en la documentación de cuantía que también propone.
Asunto: Testigos
Deben desaparecer los testigos instrumentales en todo caso, ya que su existencia supone una desconfianza hacia el Notario que contradice la esencia misma de la función notarial, sin perjuicio de admitir la posibilidad de que el mismo Notario exija su intervención en el documento ( Arts. 180, 186, 191, 193, etc. ).
Asunto: Testimonios
Es necesaria una regulación que impida dar apariencia de legalidad y veracidad mediante la fe pública notarial a documentos privados con firmas desconocidas o sin los sellos del organismo público correspondiente, o cuando tengan contenido negocial.
A tal efecto deberán prohibirse los testimonios de documentos privados cuyas firmas no puedan ser legitimadas, ya sea porque se trate de documentos que contengan un negocio jurídico, ya porque las firmas no sean conocidas por el Notario.